Przedsiębiorcy będący aktywnymi podatnikami VAT (zarówno osoby fizyczne, jak i prawne) mają obowiązek ujawnienia informacji o swoich rachunkach bankowych w rejestrze znanym jako „biała lista” (“biała lista podatników”).

Rejestr jest dostępny na stronie: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka.

Dodanie rachunku bankowego do rejestru jest obowiązkowe dla aktywnego podatnika VAT. Każdy kontrahent, dokonując płatności na twoją rzecz, ma prawo zweryfikować ten fakt.

Obowiązki związane z białą listą

• Weryfikacja rachunku kontrahenta – w dniu zlecenia płatności masz obowiązek sprawdzić, czy rachunek wskazany przez kontrahenta na fakturze znajduje się w białej liście.
• Brak rachunku na liście – jeśli rachunku nie ma w rejestrze, należy wstrzymać płatność i wyjaśnić sytuację z kontrahentem.
• Niedopatrzenie – w przypadku przelewu na rachunek spoza listy, musisz natychmiast zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego, składając formularz ZAW-NR.

Konsekwencje naruszeń

Sytuacja	Konsekwencja
Płatności gotówkowe powyżej 15 000 zł brutto	Uniemożliwiają zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych
Płatności na rachunek spoza listy	Nie można uwzględnić zapłaconego zobowiązania w kosztach podatkowych, niezależnie od formy zapłaty

Przykład

Przedsiębiorca A kupił od Przedsiębiorcy B specjalistyczną maszynę za 16 000 zł (z VAT). Sprzedawca podał w fakturze numer rachunku, który nie figurował na białej liście. Kupujący zignorował ten fakt i dokonał przelewu bez zgłoszenia sprawy w urzędzie skarbowym za pomocą formularza ZAW-NR. Zobowiązanie nie może zostać uznane za koszt podatkowy. Ponadto kupujący odpowiada za zaległości podatkowe sprzedawcy do wysokości VAT związanego z transakcją.