Dokumentowanie sprzedaży

Każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż towarów i usług w Polsce musi dokumentować takie transakcje. Sprzedaż dzielimy na:

• sprzedaż przedsiębiorcom (osobom fizycznym prowadzącym działalność, spółkom nieposiadającym osobowości prawnej, osobom prawnym)
• sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności

W pierwszym przypadku wystawia się faktury. W drugim istnieje kilka sposobów dokumentowania sprzedaży.

W Polsce sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej najczęściej dokumentuje się za pomocą kasy fiskalnej. Istnieją jednak wyjątki i alternatywy, zależne od rodzaju działalności i obrotów.

1. Kasa fiskalna

Podstawowy sposób dokumentowania sprzedaży osobom fizycznym to kasa fiskalna. Przedsiębiorca ma obowiązek wydania paragonu fiskalnego przy każdej sprzedaży. Minister Finansów regularnie wydaje rozporządzenia określające warunki zwolnienia z kasy fiskalnej.

Zwolnienie z kasy fiskalnej

Niektórzy przedsiębiorcy mogą być zwolnieni z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, jeśli ich roczny obrót ze sprzedaży osobom fizycznym nie przekracza 20 000 zł. W takim przypadku sprzedaż można dokumentować zwykłymi fakturami, wystawianymi na żądanie klienta.

Inne warunki zwolnienia

• Sprzedaż przez internet z wysyłką towaru pocztą lub kurierem i płatnością na rachunek bankowy, jeśli płatność identyfikuje nabywcę
• Usługi w całości opłacane przelewem bankowym lub pocztowym, jeśli płatność identyfikuje nabywcę
• Niektóre rodzaje usług i sprzedaży wymienione w rozporządzeniach MF (szczegóły: Limity sprzedaży bez kasy fiskalnej)

2. Faktury

Na żądanie osoby fizycznej przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zamiast paragonu. Faktury można też wystawiać, jeśli korzysta się ze zwolnienia z kasy fiskalnej.

3. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna być prowadzona w miejscu prowadzenia działalności. Zgodnie z rozporządzeniem MF dotyczącym KPiR, ewidencja powinna mieć formę zszytej książki z ponumerowanymi stronami. Powinna zawierać:

• numer kolejny wpisu
• datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturą lub paragonem
• kwotę przychodu

Wskazane jest także podanie, co zostało sprzedane.

Podatnicy VAT sprzedający z różnymi stawkami VAT powinni dodatkowo wyodrębnić te stawki w ewidencji. Na podstawie tych danych wylicza się VAT.

W lewym górnym rogu ewidencji powinny znaleźć się dane przedsiębiorcy.

Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży?

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej powinna dokumentować każdy przychód – numer, datę i kwotę, a także, co zostało sprzedane. Na koniec każdego dnia należy podsumować przychody ze sprzedaży.