Jak wystawić fakturę

Wystawienie faktury obejmuje:

• Określenie nazwy towaru lub usługi, ich ilości i ceny netto
• Określenie stawki VAT dla każdego towaru lub usługi (jeśli dotyczy)
• Wybór typu faktury odpowiedniego do sytuacji (np. faktura VAT, faktura VAT zw, VAT marża, faktura zaliczkowa, faktura końcowa)
• Określenie daty sprzedaży (jeśli znana w dniu wystawienia faktury)
• Określenie pozostałych elementów faktury

Każda faktura powinna zawierać co najmniej:

• Datę wystawienia
• Numer kolejny nadany w ramach jednej lub kilku serii
• Imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
• Numer identyfikacyjny podatkowy sprzedawcy
• Numer identyfikacyjny podatkowy nabywcy
• Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty (jeśli różni się od daty wystawienia faktury)
• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• Jednostkę miary i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• Cenę jednostkową netto
• Wszelkie rabaty lub obniżki ceny, jeśli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej
• Wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług
• Stawkę podatku
• Wartość sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną z podatku
• Kwotę podatku od wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki
• Kwotę ogółem (brutto)

Pełny wykaz elementów faktury znajduje się w art. 106e ust. 1 Ustawy o VAT.

Zakres elementów faktury zależy od jej rodzaju, typu transakcji i innych czynników. W razie wątpliwości skontaktuj się z nami.

Wyjaśnienie podstawowych elementów faktury

• Nr faktury – numeracja powinna być ciągła, np. 1,2,3… lub 01/01/2024, 02/01/2024 itd.
• Data wystawienia – dzień, w którym faktura jest wystawiana. Można ją wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru/usługi. Aktywni podatnicy VAT muszą wystawić fakturę najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Zwolnieni z VAT nie muszą wystawiać faktur, jeśli nie żąda tego nabywca.
• Data płatności – nieobowiązkowa, ale często stosowana. Powinna odpowiadać ustaleniom z kontrahentem. Najczęściej spotykany termin to 7 dni.
• Data sprzedaży – dzień faktycznej sprzedaży lub wykonania usługi. Przy usługach cyklicznych (np. najem) – ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Jeśli faktura wystawiana jest przed dostawą/usługą, daty sprzedaży można nie podawać.
• Sprzedawca – imię i nazwisko lub nazwa, adres i NIP sprzedawcy.
• Nabywca – imię, nazwisko i adres osoby fizycznej lub nazwa i NIP firmy.
• Nazwa towaru lub usługi – powinna umożliwiać identyfikację przedmiotu sprzedaży.
• Jednostka miary – dowolna, np. szt., godzina, km, zestaw, karton itp.
• Ilość – liczba jednostek miary.
• Cena netto – cena jednostkowa netto.
• Wartość netto – ilość x cena netto.
• VAT – zwolnieni z VAT wpisują “zw” (zwolnienie), podatnicy VAT podają stawkę (0%, 5%, 8%, 23%) i kwotę VAT.
• Razem do zapłaty, wartość brutto – suma netto i VAT. Dla zwolnionych z VAT netto = brutto.
• Podatnik zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT – wpisujemy, jeśli korzystamy ze zwolnienia z powodu niskich obrotów (limit 200 000 zł rocznie). Podatnicy VAT nie wpisują tego punktu.
• Forma płatności – nieobowiązkowa, ale zwykle podawana (przelew, gotówka, mieszana). Dla przelewów zagranicznych podaj IBAN i SWIFT.

Jeśli faktura wystawiana jest po otrzymaniu zapłaty, można wskazać sposób i kwotę zapłaty oraz kwotę pozostałą do zapłaty (np. “Opłacono gotówką w całości w dniu ___. Do zapłaty 0,00 zł”).

Sposoby wystawiania faktur

• Program do fakturowania
• Program księgowy (zapytaj księgowego o możliwość)
• Zakup gotowych druków (np. w sklepie papierniczym lub online)
• Edytor tekstu