Korekta faktur

Dotyczy: aktywnych podatników VAT

Korekta faktury jest konieczna, gdy po jej wystawieniu:

• zmienia się podstawa opodatkowania lub kwota podatku,
• następuje zwrot towarów lub opakowań,
• następuje zwrot całości lub części zapłaty,
• wykryto błąd w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Zalecamy, aby na fakturze korygującej znalazło się pole “przyczyna korekty”, choć nie jest to obowiązkowe.

Przykładowe powody korekty:

• uznana reklamacja towaru,
• błąd w cenie jednostkowej,
• udzielenie rabatu itd.

Informacja o przyczynie korekty jest ważna dla prawidłowego rozliczenia.

Jak przygotować dokumentację dla księgowości, jeśli to Ty wystawiasz fakturę korygującą?

Aby obniżyć podatek należny (zmniejszyć zobowiązanie podatkowe) w wyniku wystawienia faktury korygującej, należy spełnić następujące warunki:

• posiadać dokumenty potwierdzające uzgodnienie z kontrahentem warunków obniżenia wartości sprzedaży (np. umowa, aneks, korespondencja mailowa). Z dokumentacją powinni być zapoznani obie strony i zaakceptować jej treść, a także muszą być spełnione warunki wynikające z tej dokumentacji.
• Wystawiona faktura korygująca musi być zgodna z ustaleniami (np. rabat 5% udzielony w określonym terminie).

Przed przekazaniem dokumentacji do księgowości sprawdź:

• czy posiadasz dokumenty uzasadniające korektę,
• czy warunki tych dokumentów zostały spełnione.

Jeśli tak, przekaż fakturę korygującą do księgowości wraz z informacją:

• data uzgodnienia: (podaj datę)
• data potwierdzenia spełnienia warunków: (podaj datę)

Możesz też dodać na fakturze opis:

“Na dzień wystawienia faktury korygującej posiadam dokumenty potwierdzające uzgodnienie i spełnienie warunków korekty.”

Dokumentacja powinna być dostępna na wypadek kontroli podatkowej.

Jeśli nie masz takiej dokumentacji, za potwierdzenie uznaje się samą fakturę korygującą, pod warunkiem, że możesz potwierdzić jej otrzymanie przez kontrahenta.

Jeśli na fakturze korygującej nie ma informacji o dacie uzgodnienia i spełnienia warunków, księgowość przyjmie, że oba warunki zostały spełnione w okresie wystawienia dokumentu.

Wyjątki od wymogu dodatkowej dokumentacji:

• eksport towarów i dostawy wewnątrzunijne,
• dostawy i usługi opodatkowane poza Polską,
• sprzedaż energii, gazu, usług telekomunikacyjnych i innych wymienionych w ustawie o VAT,
• wystawienie faktury korygującej w formie ustrukturyzowanej (KSeF).

Jak przygotować dokumentację, jeśli otrzymałeś fakturę korygującą?

Obecnie data otrzymania faktury korygującej “na minus” nie ma kluczowego znaczenia. Liczy się:

• data uzgodnienia warunków obniżenia,
• data spełnienia tych warunków.

Korekta podatku naliczonego powinna być dokonana nawet bez faktury korygującej, jeśli oba warunki są spełnione.

Po spełnieniu warunków poproś kontrahenta o niezwłoczne wystawienie i przekazanie faktury korygującej. Jeśli faktura została wystawiona z opóźnieniem, wskaż w dokumentacji daty uzgodnienia i spełnienia warunków.

Wymagane informacje w opisie otrzymanej faktury korygującej:

• data uzgodnienia: (podaj datę)
• data spełnienia warunków: (podaj datę)

Jeśli tych dat nie podano, księgowość uzna, że warunki zostały spełnione w okresie wystawienia dokumentu.

---

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.