Як виставити рахунок-фактуру

Виставлення рахунку-фактури включає:

• Вказівку назви товару або послуги, їх кількості та ціни без ПДВ
• Вказівку ставки VAT для кожного товару або послуги (якщо застосовується)
• Вибір типу рахунку-фактури, відповідного до ситуації (наприклад, рахунок-фактура VAT, VAT zw, VAT marża, авансовий рахунок-фактура, остаточний рахунок-фактура)
• Вказівку дати продажу (якщо відома на момент виставлення рахунку-фактури)
• Вказівку інших елементів рахунку-фактури

Кожен рахунок-фактура повинен містити як мінімум:

• Дату виставлення
• Послідовний номер, присвоєний у рамках однієї або кількох серій
• Ім’я та прізвище або назву продавця і покупця, а також їх адреси
• Податковий ідентифікаційний номер продавця
• Податковий ідентифікаційний номер покупця
• Дату здійснення або завершення поставки товарів або виконання послуги, або дату отримання оплати (якщо відрізняється від дати виставлення рахунку-фактури)
• Назву (тип) товару або послуги
• Одиницю виміру та кількість поставлених товарів або обсяг виконаних послуг
• Ціну за одиницю без ПДВ
• Усі знижки або зменшення ціни, якщо вони не враховані в ціні за одиницю
• Вартість без ПДВ поставлених товарів або виконаних послуг
• Ставку податку
• Вартість продажів без ПДВ з розподілом за ставками податку та продаж, звільнений від податку
• Суму податку на вартість продажів без ПДВ з розподілом за ставками
• Загальну суму (брутто)

Повний перелік елементів рахунку-фактури міститься в ст. 106e п. 1 Закону про VAT.

Обсяг елементів рахунку-фактури залежить від його типу, виду транзакції та інших факторів. У разі сумнівів зв’яжіться з нами.

Пояснення основних елементів рахунку-фактури

• Номер рахунку-фактури – нумерація повинна бути безперервною, наприклад, 1,2,3… або 01/01/2024, 02/01/2024 тощо.
• Дата виставлення – день, коли виставляється рахунок-фактура. Його можна виставити не раніше ніж за 60 днів до поставки товару/послуги. Активні платники VAT повинні виставити рахунок-фактуру не пізніше 15-го числа місяця, наступного за місяцем поставки. Звільнені від VAT не зобов’язані виставляти рахунки-фактури, якщо цього не вимагає покупець.
• Дата оплати – необов’язкова, але часто вказується. Повинна відповідати домовленостям із контрагентом. Найпоширеніший термін – 7 днів.
• Дата продажу – день фактичного продажу або виконання послуги. Для циклічних послуг (наприклад, оренда) – останній день розрахункового періоду. Якщо рахунок-фактура виставляється до поставки/послуги, дату продажу можна не вказувати.
• Продавець – ім’я та прізвище або назва, адреса і NIP продавця.
• Покупець – ім’я, прізвище та адреса фізичної особи або назва і NIP компанії.
• Назва товару або послуги – повинна дозволяти ідентифікувати предмет продажу.
• Одиниця виміру – будь-яка, наприклад, шт., година, км, комплект, коробка тощо.
• Кількість – кількість одиниць виміру.
• Ціна без ПДВ – ціна за одиницю без ПДВ.
• Вартість без ПДВ – кількість x ціна без ПДВ.
• VAT – звільнені від VAT вказують “zw” (звільнення), платники VAT вказують ставку (0%, 5%, 8%, 23%) і суму VAT.
• Разом до оплати, вартість брутто – сума без ПДВ і VAT. Для звільнених від VAT без ПДВ = брутто.
• Платник податків звільнений від VAT на підставі ст. 113 п. 1 Закону про VAT – вказується, якщо використовується звільнення через низький оборот (ліміт 200 000 злотих на рік). Платники VAT не вказують цей пункт.
• Форма оплати – необов’язкова, але зазвичай вказується (переказ, готівка, змішана). Для міжнародних переказів вкажіть IBAN і SWIFT.

Якщо рахунок-фактура виставляється після отримання оплати, можна вказати спосіб і суму оплати, а також суму, що залишилася до оплати (наприклад, “Оплачено готівкою повністю в день \\. До оплати 0,00 злотих”).

Способи виставлення рахунків-фактур

• Програма для виставлення рахунків
• Бухгалтерська програма (запитайте у бухгалтера про можливість)
• Купівля готових бланків (наприклад, у канцелярському магазині або онлайн)
• Текстовий редактор